Hace algunas semanas hablábamos sobre qué aporta la comunicación interna al proceso de transformación digital. Vimos como la comunicación interna se convierte en una palanca estratégica para la gestión de ese cambio. Pero ¿cómo gestionar esa comunicación interna? ¿qué herramientas utilizar? He aquí la pregunta del millón. Pues bien, la respuesta del millón, es decir, cuáles son las mejores herramientas de comunicación interna, os la vamos a dar hoy nosotros.
Para empezar, lamentamos daros una mala noticia: no hay una herramienta mejor que otra. Una herramienta será más apta que otra en función de la empresa/público. Debemos tener en cuenta que, en la medida que cada empresa es distinta, genera unas necesidades comunicativas diferentes. Por ello, no podemos hablar de herramientas concretas, sino de tipos de herramientas que debes implantar en tu organización si quieres tener una comunicación interna exitosa. Aclarado este punto, entremos en harina.
Herramientas de comunicación interna descendente
La comunicación descendente es aquélla que va desde la empresa a los empleados. En este sentido, la herramienta estrella es el boletín interno, junto con otras como el comunicado, la revista corporativa, etc. Hasta ahora, en determinadas compañías en las que no todos los trabajadores desempeñaban su labor frente a un ordenador, implementar estas herramientas suponía un importante coste económico derivado de la impresión y reparto de los boletines. Ahora, sin embargo, lo que sí tienen todos los empleados en su bolsillo es un teléfono móvil ¡Aprovéchalo! Es un canal ideal para comunicarse con los empleados, no solo porque lo llevan en el bolsillo las 24 horas del día, sino porque el coste de implementación de estas herramientas es muy bajo y el retorno de la inversión aumenta.
Herramientas de comunicación interna ascendente
La comunicación interna no se trata solo de lanzar mensajes desde la empresa a los empleados (comunicación descendente). Sino que también es necesaria y muy importante la comunicación ascendente, es decir, hacer un trabajo de escucha de nuestros empleados y tener en cuenta sus inquietudes y opiniones. Así, será conveniente implementar una herramienta que nos permita involucrar al equipo en la toma de decisiones. En las pequeñas empresas esta tarea puede ser relativamente sencilla, con el típico -aunque aburrido- buzón de sugerencias al uso. Sin embargo, en las grandes corporaciones es prácticamente imposible dar cobertura a todas las opiniones de los empleados, algo que finalmente genera frustración y desmotivación en los trabajadores. Una herramienta que podrá ayudarte a involucrar a tus empleados en la toma de decisiones, conocer su estado de ánimo y opiniones en relación a un tema o situación concreta es Zenquest.
Herramientas de comunicación interna horizontal
Ya hemos hablado de herramientas de comunicación ascendente y descendente. Pero la comunicación interna también se ocupa de la llamada comunicación horizontal, es decir, la comunicación que se establece entre compañeros. En este sentido, puedes usar una herramienta tipo Tolku. Esta permite aumentar la productividad y evita procedimientos comunicativos internos lentos y pesados gracias a su directorio de empleados con una simple búsqueda por nombre, apellido, departamento. Por otro lado, también realiza llamadas telefónicas o envía correos electrónicos desde la app generando unión y mayor colaboración entre los equipos. Además, con esta herramienta podrás generar un mayor engagement entre ellos permitiéndoles comunicarse de forma instantánea, generando unión y colaboración entre equipos gracias al chat, se encuentren fuera o dentro de la oficina.
Herramientas para optimizar la comunicación interna offline
Por otra parte, por mucho que estemos viviendo en un mundo digitalizado en el que las comunicaciones también se digitalizan, las reuniones siguen siendo la herramienta de comunicación interna por excelencia. Nada puede sustituir a la hora de comunicar al face to face. Esta realidad choca con el hecho de que en nuestros entornos laborales, prima más el teletrabajo. Por suerte, en el mercado disponemos de varias herramientas que posibilitan hacer reuniones a distancia y mantener el face to face. Skype sería un ejemplo. Si en vuestra compañía optáis por la reunión offline o tradicional, será útil una herramienta de reserva de salas para que todo el equipo esté informado de qué salas están ocupadas y optimizar así su uso. En SlashMobility utilizamos Furi-room, una app que ofrece la posibilidad de llevar un control de los espacios de reuniones dentro de la empresa evitando así confusiones y esperas. La herramienta permite visualizar las salas libres u ocupadas así como conocer el tiempo restante de reunión. A través de la app se puede reservar un espacio e invitar a los asistentes mediante un correo electrónico. ¿Qué más podemos pedir?
¿Cómo elegir la mejor herramienta de comunicación interna?
Como decíamos al principio, en comunicación interna no hay unas herramientas mejores que otras, sino que deberás analizar las necesidades comunicativas de tus empleados así como las características de tu compañía y elegir las que mejor cumplan su función. Antes de elegir tus herramientas, hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es tu objetivo? Es importante tener un plan de comunicación interna anual en el que fijes qué objetivos te planteas a nivel comunicativo y que te servirá de guía a la hora de elegir tus herramientas ¿quieres optimizar la comunicación horizontal para ser más productivos? ¿quieres conocer la opinión de tus empleados para involucrarles en la compañía y aumentar el engagement?
- ¿Cómo es tu empleado? Investígalo para no solo adecuar además el tono de las comunicaciones, sino para elegir las que mejor se adapten a su ritmo de vida y jornada laboral. Recuerda lo que comentamos sobre los empleados que no desarrollan su labor frente al ordenador.
Una vez hayas respondido a estas preguntas, busca la herramienta más adecuada. En el mercado hay multitud de herramientas que cumplen las funciones antes descritas. Algunas son gratuitas y otras de pago, con mayor o menor coste. Otra opción es crear una herramienta de comunicacion interna ad hoc que se adapte completamente a tus necesidades. Si este es tu caso, cuenta con nosotros.
