Las sesiones de cocreación nos permiten trabajar de forma conjunta y dinámica con nuestros clientes o incluso entre miembros de nuestro propio equipo. En ocasiones utilizamos esta herramientas para comenzar procesos de innovación, en otras, se convierte en la mejor forma de aterrizar y definir ideas. Pero si algo hemos tenido siempre muy presente en Slashmobility, es que la idea de no poder cocrear por no estar físicamente no es aceptable.

Estos meses de confinamiento nos han enseñado que las sesiones en remoto son posibles, y que no tenemos porqué renunciar a ellas si somos capaces de modificar nuestra forma de trabajo. Para ayudaros en esta adaptación, hoy os traemos cinco consejos claves que os permitirán realizar sesiones virtuales de éxito. Más allá de esta época de teletrabajo, esta práctica puede resultar de gran interés para aquellos que tengáis tanto clientes como miembros del equipo en otras ciudades.

1.Emplear las herramientas adecuadas

En primer lugar, es importante elegir un canal de comunicación correcto, que se adapte a las necesidades del equipo y de la sesión. Del mismo modo que al realizar una sesión física buscamos un espacio amplio donde todos los participantes puedan trabajar de forma cómoda, al realizar una sesión en remoto también debemos buscar la “sala virtual” que mejor se adapte.

Herramientas como Hangout, Teams, Zoom, etc. se han convertido en nuestras mejores aliadas para la realización de videollamadas, mientras que Miro, Conceptboard o Google Draw nos aportan los espacios de trabajo colaborativos que necesitamos. Desde nuestra experiencia os recomendamos trabajar combinando ambos tipos para lograr la comunicación idónea. También puede resultarnos interesante habilitar una carpeta compartida en la que subir cualquier documento que se desee durante la reunión.

Antes de cada sesión, es importante que nos aseguremos de que los participantes disponen de las herramientas necesaria e incluso aconsejamos compartirles un breve manual de uso para que previamente puedan ir familiarizándose con ella.

2.Diseñar previamente la dinámica

Siempre recomendamos trabajar y definir las dinamica antes de la sesión, pero en este tipo de co creaciones aún resulta más importante. Cuando hablamos de diseñar una sesión no nos referimos únicamente a las técnicas que se usarán o a el material previo que se deberá generar, también hablamos de la elección de los participantes. Este último punto cobra especial importancia en la sesiones virtuales, ya que un número reducido de personas pero con diferentes puntos vista será sin duda lo más efectivo.

En cuanto al material, es imprescindible que no vayamos con un lienzo en blanco. Sabemos el efecto negativo que esto puede generar, por lo que aunque en este caso sea de forma virtual, es importante que lancemos continuamente retos y preguntas, y por supuesto que hagamos uso de plantillas o guías.

3.Realizar un arduo trabajo de moderación

El trabajo del moderador puede resultar más complejo, en está ocasión deberá ser más moderado que nunca. Gestionar y dar turno a cada participante en una sesión virtual puede parecernos más costoso, pero si desde el inicio explicamos las reglas y somos respetuosos con los turnos la dinámica fluirá con naturalidad.

Es importante que destinemos unos minutos a realizar el check in, esto nos ayudará a alinear a los participantes y contextualizar la sesión. Del mismo modo, recomendamos realizar el ejercicio de enumerar o recordar las conclusiones e ideas obtenidas al finalizar cada una de las actividades.

Finalmente, cabe destacar la importancia de medir los tiempos y de seguir una escaleta para no desviarse, ni dejar el trabajo a medias por falta de tiempo.

4. Dividir el trabajo en varias sesiones

Las sesiones de cocreación motivan y sacan lo mejor de los participantes, pero también son agotadoras. Sabemos que incluso poniendo en práctica los puntos que acabamos de comentar, nuestros participantes no podrán mantener su rendimiento durante muchas horas. Por este motivo, os aconsejamos dividir el trabajo en varias sesiones y aprovechar el tiempo entre ellas para analizar lo obtenido previamente o pedirles un trabajillo de cara a la siguiente sesión.

5. Dar la cara

Por último y no menos importante, debemos intentar que todos los participantes tenga la cámara y el micro encendidos. Esto hará que nos sintamos más cerca los unos de los otros, le restara frialdad a la sesión y nos permitirá ver las expresiones del resto de los participantes. El lenguaje no verbal es clave y más en este caso en el que el moderador podría utilizarlo para adelantarse a cualquier posible problema.

Nuestra SlashGirl Irati BesgaUX/UI Designer, es la autora de este post.