En primer lugar, es necesario contextualizar a qué nos referimos cuando hablamos de reunión de negocio. Probablemente, la primera imagen que se aparece en nuestras mentes cuando leemos “reunión de negocio” es una sala con una mesa larga y hombres y mujeres con traje y maletín sentados mirando informes. Sin embargo, la realidad es que en muchos casos existe una rutina de trabajo que no incluye americana pero sí reuniones de negocio, bien sean éstas de venta, status de proyecto, recogida de briefing, entrega de proyecto,… en la que tenemos que mostrar y defender nuestro trabajo delante de un cliente. Y en estos casos, no te salva ser uno de esos perfiles que “no habla con cliente”. Estas situaciones pueden suponer un reto para aquellas personas que no las afrontan en su día a día. No obstante, en el momento en que llegan es inevitable.
Este post está dedicado a intentar incluir algunas herramientas útiles para que puedan utilizar como guía todas las personas que todavía les tiembla el pulso y se les seca la garganta cuando deben enfrentarse a estas reuniones.
En primer lugar, hay que tener en cuenta que estas pautas son sólo eso, pautas. A algunas personas les funcionarán mejor y las asumirán más rápido que otras, pero, como en toda ciencia, lo importante para mejorar es el listen and repeat. And repeat. And repeat.
Pongamonos en situación. Te han invitado a una reunión de negocio. Miras los asistentes. Confirmado, ahí está tu nombre. Miras la agenda, miras de nuevo quién asiste. Está el equipo del cliente. La reunión se convoca para que tú expliques el status del proyecto. Es una reunión clave, o no. Pero no puedes escapar de ella. Y vas a tener que argumentar las decisiones que se han tomado para el proyecto. Aquí es donde decides que no debe cundir el pánico y empiezas por prepararte la reunión.
Contexto de una reunión
En primer lugar, es necesario tener definidos algunos parámetros que ayudarán a tener bajo control parte de los elementos importantes de una reunión.Perfil de nuestro interlocutor o interlocutora
¿Vamos a tratar con cliente o proveedor? ¿Es alguien que no conocemos o con quien, por el contrario, ya tenemos mucha confianza? ¿Trataremos con una persona sola o un equipo? ¿Qué perfiles tienen nuestros interlocutores? Dependiendo de cuáles sean las respuestas deberemos modificar el discurso, especialmente teniendo en cuenta cuáles son los perfiles de nuestros interlocutores, ya que utilizar un registro muy especializado y con interlocutor o interlocutora que no le sea familiar puede dificultar el diálogo y el buen funcionamiento de la reunión.Naturaleza y objetivo de la reunión
¿Es una reunión de cierre de ventas? ¿Trataréis en ella status o entrega de proyecto? ¿Vas a recoger un briefing o a negociar un presupuesto? Acudir con un objetivo en mente claro facilita la fluidez de las reuniones, centra la atención en lo importante y nos otorga mayor comodidad en su desarrollo.Lugar de la reunión
¿La reunión se realiza en nuestras oficinas o en las de cliente? Si “se juega en casa” y somos nosotros quienes organizamos la reunión, es posible que hayamos necesitado reservar una sala de reuniones y verificar que tiene todos los materiales que necesitamos para que se desarrolle el encuentro. Una vez hecho esto, recibir y despedir a las visitas siempre suma. Por el contrario, si “jugamos fuera”, también tendremos que tener otros puntos en cuenta. Identificar el lugar al que debemos desplazarnos, si no es una reunión remota, calcular el tiempo que tardaremos en llegar (mejor si no nos pillamos los dedos y salimos con algo de margen por si ocurre algún imprevisto). Por último, asegurar que llevamos todo el material que necesitamos con nosotros.La agenda y el tiempo
Con el fin de ser eficientes y sacar el máximo partido del tiempo en el que se ha ubicado la reunión es importante seguir los puntos dedicados en la agenda y evitar que la reunión se dilate demasiado en el tiempo. Para ello, se podrían seguir los siguientes puntos:- Planifica la agenda
- Toma notas
- Mide el tiempo
- Haz un resumen antes de acabar
- Envía este resumen, que incluya los siguientes pasos, a los interlocutores (cuando aplique).
Comunicación no verbal
La importancia del cómo antes del qué. La comunicación no verbal es todo aquello que consigue que podamos entender a personajes de animación como Wall·e o los Minions sin que emitan un discurso inteligible. La vestimenta, el tono y las posturas que utilicemos al hablar también transmiten información y, en buena medida, pueden favorecer el objetivo de una reunión o ir en su detrimento.Vestimenta
Al igual que en algunas fiestas, en ciertas reuniones será necesario tener en cuenta el dresscode, o código de vestimenta, especialmente si tenemos reuniones con equipos que proceden de otras culturas diferentes a la nuestra. La naturaleza de la reunión y el sector en el que trabajemos también pueden ser factores determinantes en nuestra elección.Postureo
En algunas ocasiones, nos encontraremos en reuniones largas. Es inevitable. Sin embargo, lo que sí que deberíamos intentar evitar son las muestras evidentes de que nos estamos aburriendo o nos nos interesa lo más mínimo de lo que se está hablando en ese momento (bostezar o dejarnos caer en la silla).Protocolo
No hace falta ser experto en ceremonias, pero sí tener dominadas algunas interacciones que nos ayudarán a lo largo de la reunión e incluso si debemos ir a comer con algún cliente. Estas interacciones dependen mucho de la cultura y si las llevamos bien a cabo dará una buena imagen, pero no hay que alarmarse si algo no sale como lo esperado.Comunicación verbal
La comunicación verbal juega un papel muy importante en las reuniones remotas y todas las circunstancias que rodean a estas. Sin embargo, en ocasiones, las reuniones remotas pueden tener algunos inconvenientes… En estas ocasiones, seguir cuatro pequeñas pautas jugarán a nuestro favor y ayudarán a paliar las dificultades tecnológicas:- Transmitir las ideas por separado y adaptar nuestro lenguaje a este fin.
- Modular el tono, ritmo y volumen de la voz para conseguir elaborar un discurso entendible.
- Utilizar los registros convenientes en cada momento (coloquial, formal,…)
- Ojo al efecto “micrófono abierto”
Los Nervios
Para aplacar esto,… paciencia and repeat. And repeat. A lo largo de las reuniones al as que asistas irá desapareciendo. Y si eso de imaginar gente desnuda no te funciona, quizá puedas ayudarte de lo siguiente:- Controla la respiración. Bajar las pulsaciones ayudará a calmar los nervios.
- Piensa que sólo es una reunión. Tiene inicio y final y el mundo no se acaba en ella.
- Quien está delante de ti es otra persona. Y quizá también esté insegura y pueda empatizar con cómo te estás sintiendo.
