Séneca dijo: “Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta.” ¿Consideras que te falta tiempo para hacer todo el trabajo? ¿Aprovechas bien tu jornada laboral? ¿Regresas a casa con frecuencia con la sensación de no haber progresado lo suficiente en tus tareas? Así comenzaba nuestra última SlashFriday, en la que nuestro PMO Javier Martín nos explicó la importancia de gestionar bien nuestro tiempo (dentro y fuera de la jornada laboral),  identificamos a los principales enemigos de la productividad y propusimos algunas soluciones. Si no somos capaces de gestionar bien nuestro tiempo, serán otros, nuestro entorno, quienes nos van a hacer seguir sus dictados en base a prioridades que probablemente no serán las nuestras.

Pero ¿por qué es importante gestionar bien el tiempo en una empresa de servicios?

Cuando te dedicas a proporcionar servicios, por ejemplo haciendo aplicaciones móviles como en Slashmobility, el buen o mal uso del tiempo afecta directamente a la cuenta de resultados de la compañía. Nuestros clientes compran horas de nuestro trabajo para que, durante las mismas, apliquemos en sus apps todo nuestro conocimiento. Si somos ineficientes gestionando nuestro tiempo, vamos a emplear más horas de las necesarias en ese trabajo… y no vamos a poder facturarlas.

Por otra parte, después del jefe, el hecho de acabar quemado es uno de los motivos de abandono más habituales en las empresas. Una de las causas de esta situación es la sensación de falta de control sobre nuestro trabajo, de falta de progreso en nuestras tareas y proyectos. Todo ello, en muchas ocasiones, consecuencia de una gestión del tiempo ineficaz.

Entonces ¿cuáles son los enemigos de nuestra productividad?

multitaskingSon básicamente 2: las distracciones y/o interrupciones y la multitarea. Como ejemplos de interrupciones podríamos incluir el correo electrónico, el chat, el móvil o internet. En este punto, es conveniente preguntarse:

  • ¿Tengo que estar continuamente mirando el correo y contestando inmediatamente?
  • ¿Debemos tener el chat abierto todo el tiempo durante toda la jornada laboral?

 

¿Cómo combatir a los ladrones del tiempo?

Aquí van algunas propuestas:

  • Escritorio minimalista: no es aconsejable guardar documentos y/o accesos directos a aplicaciones que puedan distraernos de nuestro trabajo. En su lugar podemos usar programas como Spotlight en Mac o Launchy en Windows para arrancar aquellas aplicaciones con las que queremos trabajar simplemente escribiendo las primeras letras de su nombre.
  • Navegador minimalista: sólo mantendremos abiertas aquellas pestañas que nos ayudan a ejecutar la tarea que tenemos entre manos en ese momento. El resto ¡fuera!
  • Uso eficaz de las comunicaciones:
    • El chat es una forma síncrona de comunicación; usémoslo de esa forma pero informando a nuestros compañeros de cuándo estamos disponibles para chatear y cuándo no (porque, por ejemplo, estamos concentrados en realizar una tarea). Otra idea es: si quiero chatear con un compañero, le puedo preguntar si está disponible (tal vez no lo está pero ha olvidado actualizar su estado en el chat) en lugar de abordarlo directamente.
    • Email: revisemos el correo electrónico y el whatsapp varias veces al día. Cada uno debe decidir la frecuencia que le resulta más conveniente. Pero el resto del tiempo cerramos el correo y silenciamos whatsapp para evitar distracciones.

Una herramienta de mejora de la productividad: el método GTD

GTD (Getting Things Done) es un método, creado por David Allen para ayudarnos a sistematizar la gestión de las tareas a realizar en nuestro día a día. No vamos a explicar en esta entrada en qué consiste GTD. Podéis encontrar una primera descripción en la Wikipedia, pero os recomendamos que reviséis también los blogs de algunos expertos en el tema como David Torné, Berto Pena o Francisco Sáez.

En definitiva, tener el control sobre nuestro entorno y nuestro tiempo es complejo. Nuestros compañeros de trabajo, proveedores y clientes pueden seguir dinámicas muy diferentes a las nuestras y afectar negativamente a nuestra productividad. Sin embargo, existen herramientas que nos pueden ayudar a mejorar la forma como interactuamos con nuestro entorno y mejorar nuestra productividad, al tiempo que estar más satisfechos de nosotros mismos. No hay recetas mágicas, cada uno debe probar diferentes técnicas y herramientas y encontrar la combinación que le ayude mejor en su día a día.

Y vosotros ¿Qué herramientas o métodos utilizáis? ¿Habéis probado GTD? ¿Cuáles son vuestras impresiones?

A continuación os dejamos la presentación de la ponencia

Autor del post: Javier Martín (@jmarmat_tw ), Project Management Officer en SlashMobility

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